Umowa powierzenia danych

Obowiązuje od 4 listopada 2026 r.

1. ZAKRES I STRONY

1.1. Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa Powierzenia”) stanowi część Warunków świadczenia usług zawartych między Klientem a OVERVIS OÜ („Overvis”). Ma ona zastosowanie, gdy Overvis w ramach świadczenia Systemu przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta. Terminy zdefiniowane w Warunkach świadczenia usług mają w niniejszej Umowie Powierzenia takie samo znaczenie.

1.2. Klient jest administratorem danych osobowych, które Klient lub jego Agenci przekazują do Systemu lub które System zbiera z urządzeń Klienta („Dane Osobowe Klienta”), albo podmiotem przetwarzającym te dane w imieniu własnego administratora. Overvis jest podmiotem przetwarzającym albo dalszym podmiotem przetwarzającym Dane Osobowe Klienta.

1.3. Niniejsza Umowa Powierzenia nie ma zastosowania do danych osobowych, które Overvis przetwarza jako administrator, takich jak dane konta, dane rozliczeniowe i dane o korzystaniu z usług. To przetwarzanie opisano w Polityce Prywatności.

1.4. „RODO” oznacza rozporządzenie (UE) 2016/679. Terminy „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „administrator”, „podmiot przetwarzający”, „osoba, której dane dotyczą” oraz „naruszenie ochrony danych osobowych” mają znaczenie nadane im w RODO.

1.5. W przypadku rozbieżności między niniejszą Umową Powierzenia a Warunkami świadczenia usług w zakresie przetwarzania Danych Osobowych Klienta pierwszeństwo ma niniejsza Umowa Powierzenia.

2. OPIS PRZETWARZANIA

2.1. Przedmiot: świadczenie Systemu na podstawie Warunków świadczenia usług.

2.2. Czas trwania: okres obowiązywania Warunków świadczenia usług, a także okres po jego zakończeniu, do czasu usunięcia Danych Osobowych Klienta zgodnie z pkt 10.

2.3. Charakter i cel: hostowanie, przechowywanie, przesyłanie, wyświetlanie, analizowanie i usuwanie danych w zakresie niezbędnym do świadczenia Systemu, w tym odczytywanie i zapisywanie wartości w urządzeniach Klienta, uruchamianie automatyzacji, wysyłanie powiadomień oraz udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane do asystenta AI.

2.4. Rodzaj danych osobowych: imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów i inne dane kontaktowe użytkowników oraz odbiorców powiadomień; treść wiadomości kierowanych do asystenta AI, pliki, pulpity i inne treści utworzone w Systemie; historia aktywności i logi; a także wszelkie dane osobowe zawarte w odczytach z urządzeń lub w inny sposób wprowadzone przez Klienta.

2.5. Kategorie osób, których dane dotyczą: pracownicy i współpracownicy Klienta oraz inni użytkownicy zaproszeni do jego obszarów roboczych, odbiorcy powiadomień, a także wszelkie inne osoby, których dane osobowe Klient wprowadza do Systemu.

2.6. Klient nie będzie przekazywać do Systemu szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, ani danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych.

3. POLECENIA

3.1. Overvis przetwarza Dane Osobowe Klienta wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, co dotyczy też przekazywania danych do państw trzecich, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Overvis informuje Klienta o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji.

3.2. Warunki świadczenia usług, niniejsza Umowa Powierzenia oraz sposób korzystania z Systemu i jego konfiguracja przez Klienta, w tym ustawienia, automatyzacje i zapytania składane za pośrednictwem konta Klienta, API lub asystenta AI, stanowią całość poleceń Klienta. Dodatkowe polecenia wymagają pisemnej zgody Overvis.

3.3. Overvis niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych.

3.4. Klient odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem, w tym za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania oraz za przekazanie osobom, których dane dotyczą, informacji wymaganych przez prawo.

4. POUFNOŚĆ

4.1. Overvis zapewnia, aby osoby upoważnione przez niego do przetwarzania Danych Osobowych Klienta były zobowiązane do zachowania poufności, i udziela im dostępu wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Systemu, wsparcia Klienta, zapewnienia bezpieczeństwa Systemu lub wypełnienia obowiązków prawnych.

5. BEZPIECZEŃSTWO

5.1. Overvis wdraża środki techniczne i organizacyjne opisane w Załączniku 2, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, zgodnie z art. 32 RODO. Overvis może zmieniać te środki, pod warunkiem że ogólny poziom bezpieczeństwa nie ulegnie obniżeniu.

5.2. Klient odpowiada za bezpieczeństwo swojego konta, metod logowania i kluczy API swoich użytkowników, nadawanych przez siebie ról oraz własnych urządzeń i sieci.

6. DALSZE PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE

6.1. Klient udziela Overvis ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualny wykaz dalszych podmiotów przetwarzających zawiera Załącznik 1.

6.2. Overvis informuje Klienta o każdym zamierzonym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego, aktualizując Załącznik 1 przed wejściem zmiany w życie. Klient może wnieść sprzeciw wobec takiej zmiany z uzasadnionych przyczyn związanych z ochroną danych, pisząc na adres support@overvis.com przed jej wejściem w życie. Jeżeli Strony nie zdołają rozstrzygnąć sprzeciwu, jedynym środkiem przysługującym Klientowi jest zaprzestanie korzystania z Systemu i usunięcie konta.

6.3. Overvis nakłada na każdy dalszy podmiot przetwarzający obowiązki w zakresie ochrony danych, które co do istoty są takie same jak obowiązki określone w niniejszej Umowie Powierzenia, i ponosi wobec Klienta odpowiedzialność za wypełnianie obowiązków przez dalsze podmioty przetwarzające.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

7.1. Overvis przekazuje Dane Osobowe Klienta poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy, w tym dostawcom modeli AI, o których mowa w pkt 6 Warunków świadczenia usług, wyłącznie wtedy, gdy spełnione są warunki określone w rozdziale V RODO, na przykład na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym ram ochrony danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), lub na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

8. POMOC

8.1. Uwzględniając charakter przetwarzania, Overvis pomaga Klientowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw. Klient może samodzielnie przeglądać, eksportować, poprawiać i usuwać w Systemie większość Danych Osobowych Klienta. Overvis przekazuje Klientowi każde otrzymane żądanie osoby, której dane dotyczą, odnoszące się do Danych Osobowych Klienta, i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że Klient wyda mu takie polecenie.

8.2. Uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, Overvis pomaga Klientowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych, oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji.

8.3. Overvis może pobierać opłaty za pomoc wykraczającą poza funkcje dostępne w Systemie.

9. NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

9.1. Overvis bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego Danych Osobowych Klienta zawiadamia o nim Klienta wiadomością e-mail wysłaną na adres konta Klienta. Zawiadomienie opisuje, w zakresie znanym Overvis, charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz wpisów danych, których dotyczy naruszenie, jego prawdopodobne konsekwencje, a także środki zastosowane lub proponowane. Informacje mogą być przekazywane sukcesywnie.

9.2. Zawiadomienie o naruszeniu ochrony danych osobowych nie stanowi uznania przez Overvis winy ani odpowiedzialności.

10. USUNIĘCIE DANYCH

10.1. Po zakończeniu świadczenia Systemu Overvis usuwa Dane Osobowe Klienta w sposób opisany w pkt 11.4 Warunków świadczenia usług, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazuje ich przechowywanie. W terminie tam określonym Klient może pobrać swoje dane za pomocą narzędzi dostępnych w Systemie.

10.2. Dane Osobowe Klienta zawarte w kopiach zapasowych, o ile takie kopie istnieją, są usuwane w chwili zastąpienia tych kopii w zwykłym trybie.

11. AUDYTY

11.1. Na pisemne żądanie przesłane na adres support@overvis.com Overvis udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

11.2. Jeżeli informacje te nie są wystarczające, Overvis umożliwia Klientowi lub audytorowi upoważnionemu przez Klienta i zobowiązanemu do zachowania poufności przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji. Audyt może odbywać się nie częściej niż raz w roku, po zawiadomieniu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, bez zakłócania działania Systemu i bez dostępu do danych innych klientów. Koszty audytu, w tym uzasadniony nakład czasu pracy Overvis, ponosi Klient.

12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

12.1. Odpowiedzialność każdej ze Stron z tytułu niniejszej Umowy Powierzenia podlega ograniczeniom odpowiedzialności określonym w Warunkach świadczenia usług, w zakresie dozwolonym przez RODO.

12.2. Niniejsza Umowa Powierzenia podlega temu samemu prawu co Warunki świadczenia usług, a spory z niej wynikające rozstrzyga ten sam sąd co spory wynikające z Warunków świadczenia usług.

12.3. Overvis może zmieniać niniejszą Umowę Powierzenia w taki sam sposób jak Warunki świadczenia usług, pod warunkiem że zmiany nie obniżają poziomu ochrony wymaganego przez RODO.

ZAŁĄCZNIK 1. DALSZE PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE

Dalszy podmiot przetwarzający	Lokalizacja	Cel
Hetzner	Niemcy	Hostowanie Systemu i przechowywanie jego danych
Google	Stany Zjednoczone	Mapy, wyszukiwanie adresów i korespondencja e-mail
Mailgun	Stany Zjednoczone	Powiadomienia e-mail
seven	Niemcy	Powiadomienia SMS
Sentry	Stany Zjednoczone	Raporty o błędach i awariach oraz nagrania sesji z zamaskowanym tekstem i polami wprowadzania danych
OpenRouter	Stany Zjednoczone	Przekazywanie zapytań kierowanych do asystenta AI dostawcom modeli AI
Dostawcy modeli AI	Głównie Stany Zjednoczone	Udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane do asystenta AI

Powiadomienia, które Klient zdecyduje się otrzymywać za pośrednictwem komunikatora Telegram, dostarcza Telegram, z którego użytkownicy Klienta korzystają na podstawie jego własnych warunków.

ZAŁĄCZNIK 2. ŚRODKI TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE

• Szyfrowanie podczas przesyłania. Przeglądarki łączą się z Systemem przez HTTPS. Każde urządzenie łączy się przez własny szyfrowany tunel VPN, a VPN nie przenosi ruchu między urządzeniami.
• Logowanie bez haseł. Użytkownicy logują się kluczem dostępu, jednorazowym kodem wysłanym e-mailem lub wygenerowanym w aplikacji uwierzytelniającej albo przez logowanie jednokrotne (SSO) z dostawcą tożsamości Klienta.
• Kontrola dostępu. Każdy obszar roboczy ma własnych członków, role i urządzenia. Role mają różny zakres uprawnień, od Tylko podgląd do Właściciela, każde wywołanie API jest wykonywane z uprawnieniami użytkownika lub klucza, który je wykonuje, a klucz API obszaru roboczego działa wyłącznie we własnym obszarze roboczym.
• Bezpieczny zapis. Wartości mogą mieć limity, a zapis poza nimi jest odrzucany. Asystent AI nie zmienia niczego w urządzeniu, dopóki zmiana nie zostanie zatwierdzona przez człowieka.
• Historia aktywności. Zmiany w obszarze roboczym są rejestrowane w jego historii aktywności, którą Klient może przeglądać i eksportować.
• Okres przechowywania. Klient może określić, jak długo przechowywane są odczyty; starsze odczyty są wówczas usuwane automatycznie.
• Hosting. Infrastruktura przechowywania danych Systemu jest hostowana przez Hetzner w Niemczech.
• Dostęp personelu. Dostęp personelu Overvis do Danych Osobowych Klienta jest ograniczony do zakresu niezbędnego do obsługi, wsparcia i zabezpieczenia Systemu, a personel jest zobowiązany do zachowania poufności.